Comment créer un rendez-vous

La création d'un rendez-vous est sans aucun doute la principale caractéristique de l'agenda UALA, qui permet au salon de mieux organiser et gérer les réservations clients. Nous verrons dans ce guide :

1. comment créer un nouveau rendez-vous ;
2. comment ajouter le nom du client qui a réservé la prestation (s'il figure dans le fichier clients) ;
3. comment ajouter les prestations qui seront effectuées lors du rendez-vous ;
4. comment saisir les notes et les détails.

1 - Créer un nouveau rendez-vous

Pour ajouter un nouveau rendez-vous sur UALA, vous devez choisir la date de la réservation, vous positionner sur la colonne de l'employé qui effectuera la prestation et cliquer une fois sur la ligne de temps de début : un onglet va alors s'afficher. Vous pouvez ainsi saisir toutes les données relatives au rendez-vous, telles que le nom du client, le type de prestation, la durée et les éventuelles notes supplémentaires. Si aucune donnée n'est saisie, le rendez-vous est automatiquement supprimé du système après quelques secondes.

2 - Ajouter le nom du client au rendez-vous

Il est possible d'ajouter un client déjà présent dans le fichier clients directement à partir du formulaire de rendez-vous créé : en saisissant les premières lettres dans la barre "Nom et prénom", un menu déroulant avec les noms des clients enregistrés dans l'agenda s'ouvre.

Si, par contre, le client n'est pas encore inscrit dans le fichier clients, le système le reconnaît automatiquement comme nouveau client dès qu'il est tapé dans la barre de recherche. Une fois que vous avez saisi le nom, vous pouvez remplir le champ du numéro de téléphone. Les coordonnées du nouveau client sont enregistrées dans le fichier clients en cliquant sur le bouton de contrôle bleu situé dans le coin supérieur droit de l'écran.

NB : Lorsque de nouveaux clients sont enregistrés dans le fichier clients, il est conseillé de saisir leur nom de famille puis leur prénom, afin d'éviter toute confusion dans les recherches et d'optimiser l'envoi des notifications et des rappels de rendez-vous.

3 - Ajouter la prestation au rendez-vous :

Le formulaire de rendez-vous peut-être rempli en indiquant la prestation à effectuer : pour ajouter ces informations, il suffit de cliquer sur l'élément dédié, "Ajouter une prestation", et de choisir la prestation souhaitée parmi les éléments qui apparaissent sur le menu déroulant. Il est possible d'ajouter plusieurs prestations, si elles ont été réservées pour le même rendez-vous ou s'il s'agit de prestations rattachées obligatoires.

NB : Afin de mieux organiser le planning du jour, il est conseillé de renseigner les prestations dans l'ordre dans lequel elles sont effectuées lors du rendez-vous.

4 - Ajouter des notes et modifier les détails

Avant de confirmer le rendez-vous, vous pouvez saisir des notes relatives à la prestation, aux caractéristiques du client, à ses besoins et/ou préférences, en les indiquant dans la section dédiée ou en cliquant sur l'icône du fichier. D'autres options peuvent être modifiées sur le formulaire de rendez-vous :

• la durée de la prestation, à droite du nom de la prestation ;
• le nom de l'employé qui effectuera la prestation, en sélectionnant le nom de l'employé dans le menu déroulant à droite "AVEC". La prestation est automatiquement inscrite dans l'agenda dans la colonne du membre de l'équipe.
• la demande du client d'être suivi par un employé spécifique en cliquant sur la lettre "R" qui apparaît à droite du nom de l'employé choisi.

Pour sauvegarder les informations que vous avez saisies, cliquez sur la coche bleue dans le coin supérieur droit de l'écran.